Vermietungsprozess: Visitenkarte für Anbieter von Wohnungen

Ganz gleich, ob es sich um einen gerade fertiggestellten Neubau handelt oder um ein Portfolio von Gründerzeithäusern, die Art und Weise, wie der jeweilige Anbieter seinen potenziellen Mietern gegenübertritt, prägt das Image des Unternehmens in entscheidender Weise. Zudem bindet die Vermietung von Wohnungen auf Anbieter- beziehungsweise Vermieterseite beträchtliche interne Ressourcen. Umso wichtiger ist es, den gesamten Vermietungsprozess zeitgemäß zu gestalten und ungenutzte Potenziale zu heben. Thomas Rücker sprach mit Nessim Djerboua, Mitgründer und CEO von EverReal, über ein häufig unterschätztes Thema, das immer mehr an Bedeutung gewinnt.

Thomas Rücker: Herr Djerboua, Wohnungsmangel in Deutschland ist in den Medien beinahe schon zu einem Dauerthema geworden. Trotzdem ist das Vermieten von Wohnungen weiterhin mit relativ hohem Zeit- und Personalaufwand verbunden. Warum?

Nessim Djerboua: In Ballungsräumen und in den großen Metropolen Deutschlands übersteigt die Wohnungsnachfrage das vorhandene Angebot in der Tat deutlich. Vermieter müssen deshalb zwar grundsätzlich weniger Leerstand fürchten, aber das Vermieten der Wohnungen wird dadurch nicht automatisch einfacher. Häufig ist sogar das Gegenteil der Fall, denn es gilt, wesentlich mehr Anfragen für eine einzelne Wohnung zu bearbeiten als früher. Das bindet enorme Kapazitäten, obwohl ein großer Teil der zu erledigenden Tätigkeiten in keiner Weise zur Wertschöpfung des Unternehmens beiträgt.

Wieso? Kann man diesen Aufwand nicht verringern? Schließlich kann jede Wohnung letztlich auch nur an einen Interessenten vermietet werden …

Das stimmt zwar, aber wer weiß am Anfang schon, wer der eine Interessent sein wird, der am Ende den Mietvertrag unterzeichnen kann? Bevor es soweit ist, müssen erst einmal Hunderte von Bewerbungen durchgesehen, Besichtigungstermine vereinbart und Unterlagen wie zum Beispiel Bonitätsnachweise geprüft werden. Wenn die Selbstauskunft und alle notwendigen Informationen vorliegen, muss der potenzielle Mieter noch seinen Mietvertragsentwurf bekommen. Vor dessen Unterzeichnung gibt es also eine Menge Routineprozesse zu erledigen und dabei alle Anfragen und Reaktionen zeitnah zu beantworten.

Das klingt selbstverständlich, ist es aber in der Praxis offenbar nicht …

Häufig fehlt es an dieser Stelle an einheitlichen Prozessen, die die Fehleranfälligkeit reduzieren, Mitarbeiter entlasten und dennoch sicherstellen, dass die notwendigen Daten so effizient wie möglich erhoben werden. Wer viele Anfragen nicht oder erst mit einiger Verzögerung beantwortet, bekommt irgendwann auch ein Imageproblem. Und für die Mitarbeiter ist es einerseits frustrierend, wenn sie tagelang durch Routinetätigkeiten gebunden sind, die am Ende gar keinen sichtbaren Beitrag zum wirtschaftlichen Ergebnis des Unternehmens beitragen. In diesem Bereich gibt es in mehrfacher Hinsicht beträchtliche Optimierungspotenziale.

Wie können diese Potenziale Ihrer Meinung nach am besten erschlossen werden?

Mit dieser Frage haben wir uns intensiv beschäftigt. Unsere Lösung dafür ist eine Online-Plattform, mit der sich der gesamte Vermietungsprozess digitalisieren lässt – vom ersten öffentlichen Anbieten der Wohnung bis zu ihrer Übergabe an den neuen Mieter. Auf diese Weise lässt sich der erforderliche Zeitaufwand stark verringern. In der praktischen Anwendung hat sich gezeigt, dass Unternehmen damit mehr als die Hälfte der früher für die Vermietung aufgewandten Zeit einsparen. Zudem erlaubt die Zusammenführung aller relevanten Daten auf einer Plattform, in Echtzeit zu sehen, was gut funktioniert und was nicht. Auf dieser Grundlage lassen sich schneller bessere Entscheidungen treffen.

Ist Vermietung nicht eigentlich ein „Peoples Business“? Funktioniert das denn wirklich digital besser?

Wenn man sich einmal den gesamten herkömmlichen Vermietungsprozess ansieht, dann sind darin eine Menge Routinetätigkeiten enthalten, die einen hohen Zeit- und Kommunikationsaufwand erfordern, aber keinen Beitrag zur Wertschöpfung leisten. Die lassen sich weitgehend automatisieren, ohne dass die Mietinteressenten oder die Vermietungsmitarbeiter irgendetwas vermissen oder als zu unpersönlich empfinden würden. Vielmehr trifft genau das Gegenteil zu. Weil die Kommunikation einfacher und schneller verläuft, profitieren alle Beteiligten davon. In der internen Mietinteressentenverwaltung lässt sich ebenfalls eine Menge digitalisieren.

Für wen kommt eine solche Lösung infrage und wie lange dauert es, bis sie bei einem Ihrer Kunden zum Laufen kommt?

Für alle, die eine dreistellige Zahl von Wohnungen oder mehr verwalten, lohnt es sich auf jeden Fall. Je größer der Bestand, desto größer ist auch der Effizienzgewinn. Aber auch Makler profitieren davon, wenn sie ihre Interessentenverwaltung und -kommunikation auf diese Weise digitalisieren können. Innerhalb der nächsten Monate wollen wir zudem auch für Anbieter von Gewerbeflächen entsprechende Lösungen bereithalten. Die EverReal-Vermietungsplattform wird unseren Kunden als Servicepaket angeboten. Mit einer laufenden Vergütung sind bereits alle Nebenleistungen wie Hosting, Updates etc. abgegolten. Eine Einbindung in das ERP-System des Kunden ist keine Voraussetzung, und die Nutzeroberfläche ist intuitiv und leicht zu bedienen. Deshalb lässt sich unsere Lösung problemlos innerhalb von 24 Stunden einsetzen, praktisch geht es sogar meist deutlich schneller. Für externe Nutzer wie Mietinteressenten wirkt das Ganze übrigens wie ein integraler Bestandteil der Website des Anbieters. Die Plattform läuft komplett unter dessen eigener Oberfläche.

Wie bewährt sich die Lösung bisher in der Praxis? Welches Feedback bekommen Sie?

Wir sind 2017 gestartet, und heute umfasst unser Kundenstamm bereits einige große Wohnungsgesellschaften und Immobilien-Assetmanager, die insgesamt über 140.000 Wohneinheiten haben. Das Feedback ist sehr positiv, gerade vonseiten derjenigen, die direkt damit arbeiten. Neben der großen Zeitersparnis werden vor allem die Funktionalität, die Übersichtlichkeit und die Möglichkeit zur mobilen Nutzung geschätzt.

Zu den Personen:

Nessim Djerboua ist Mit-Gründer und CEO von EverReal. EverReal ist eine B2B2C Plattform, die Immobilienunternehmen dabei hilft Mieter zu finden, zu konvertieren und zu halten.
www.everreal.co

Thomas Rücker entwickelt seit mehr als 20 Jahren Kommunikationslösungen für Immobilienunternehmen. Er ist Gründer und geschäftsführender Gesellschafter des Beratungshauses Rueckerconsult und des Wissens- und Meinungsportals The Property Post. Zu den Kunden zählen Unternehmen aus dem Wohn- und Gewerbebereich, unter anderem Architekturbüros und Projektentwickler.
www.rueckerconsult.de