Flexible Mobilität: Der Büroalltag von morgen

Zwei Wochen Barcelona, ein Monat Berlin und dann wieder zurück nach Amsterdam. So sieht für viele der Büroalltag der Zukunft aus. Dabei gibt es flexible Nutzungsmöglichkeiten für Büroräume schon heute – das Umdenken muss bloß noch im Kopf stattfinden.

In der Vergangenheit waren Büros bekanntlich starr und individuell zugeordnet. Hier ist mein Arbeitsplatz, hier unser Konferenzraum, dort der Meeting-Point. Je nach Bedarf wurden diese Büroflächen belegt – oder blieben eben auch ungenutzt. Die Folge war und ist weiterhin deutlich spürbar: Nach wie vor stehen bis zu 40 Prozent aller Büros im Durchschnitt leer. Angesichts der steigenden Mietkosten ist das aus unternehmerischer Sicht kaum zu rechtfertigen. Und da der technische Fortschritt Abhilfe zu schaffen weiß, ist es letztlich nur eine Frage der Zeit, bis sich immer mehr Unternehmen an die Möglichkeiten flexibler Büroraumkonzepte anpassen.

Den ersten Schritt hin zur flexiblen Büroraumnutzung machen seit einigen Jahren punktuell buchbare Konferenz- und Meetingbereiche. Je nach Bedarf lassen sich so zentral gesteuert größere Flächen reservieren. Da dadurch Kapazitäten für mehrere Unternehmen, die in einem Gebäude ansässig sind, gebündelt werden können, entstehen Synergien, die Mietflächen und folglich Kosten sparen.

Doch das ist nur der erste Schritt. Derzeit werden immer mehr intelligente Arbeitsplatzlösungen entwickelt, die es Arbeitnehmern ermöglichen, ihren gewohnten Büroalltag überallhin mitzunehmen. Intelligente Büromöbel etwa erkennen mittels Keycard oder Smartphone, welcher Mitarbeiter gerade den Arbeitsplatz nutzen möchte und laden automatisch das Profil am Computer und stellen die Durchwahl um sowie gespeicherte Präferenzen ein. Auch gibt es Programme, die bei Betreten des Bürogebäudes dem Computer am gewünschten Arbeitsplatz signalisieren, hochzufahren und beispielsweise die Temperatur im Büro auf das gewünschte und erforderliche Maß zu regulieren.

Natürlich sind intelligente Büroraumkonzepte zunächst einmal mit höheren Investitionskosten verbunden. Dank ihrer Effizienz aber lassen sich mittelfristig Einsparungen erzielen. Denn statt eines Arbeitsplatzes, an dem alle Tätigkeiten verrichtet werden – teilweise bis hin zur Einnahme des Mittagessens – haben moderne Büroraumkonzepte verschiedene Zonen für verschiedene Tätigkeiten: ruhige und abgeschirmte Bereiche für konzentriertes Arbeiten, schallisolierte Kommunikationsräume für längere Telefonkonferenzen, informelle und gemütliche Kommunikationszonen für den Austausch mit den Kollegen oder auch mediengestützte Besprechungsräume für Kunden. Die Zonen und Räume unterstützen die Mitarbeiter optimal, und durch den dadurch möglichen Wegfall von festen Arbeitsplätzen reduziert sich der Flächenverbrauch bei gleichzeitiger Qualitätssteigerung für den einzelnen Mitarbeiter. Letztlich übernehmen Büros damit Prinzipien aus der Wohnwelt. Denn zu Hause nutzen wir schon immer unterschiedliche Räume und Zonen für unterschiedliche Zwecke. Warum also sollte das, was im häuslichen Umfeld selbstverständlich ist, nicht auch ins Büro Einzug halten?

Auch werden Unternehmen ungenutzte Arbeitsplätze zunehmend punktuell an Dritte vermieten können, sofern sie gerade Kapazitäten haben. In Zeiten eines angespannten Büroimmobilienmarktes lässt sich so einerseits mehr Angebot schaffen und andererseits die eigene Miete reduzieren. Von der Arbeitnehmerzufriedenheit ganz zu schweigen – diese ist und wird auch in Zukunft das wertvollste Prädikat bei der Planung und Umsetzung von Büroraumkonzepten bleiben. Wer Flexibilität nicht nur versprechen, sondern auch in der Praxis anbieten möchte, der kommt nicht umhin, auch den Arbeitsplatz an die Bedürfnisse und Erwartungen vermehrt international ausgerichteter Mitarbeiter anzupassen. Dass dabei moderne Büroraumkonzepte mit ansprechendem Design einhergehen können, steigert abermals ihre Attraktivität.

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