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Digitale Gästebetreuung

Im Buddy ist vom Check-in bis zum Check-out vieles automatisiert

Versteckt in einem mischgenutzten Bestandsgebäude mitten im Zentrum von München, ahnt man nicht,... mehr

Versteckt in einem mischgenutzten Bestandsgebäude mitten im Zentrum von München, ahnt man nicht, welch innovatives Hotel sich dort verbirgt. Von außen unscheinbar zeigt das Buddy im Inneren, wie man mit höchster Flächeneffizienz und raffinierten technischen Features das Hotel zukunftsfähig ausrichten kann. Über vier Etagen verteilen sich 75 Zimmer verschiedener Preiskategorien. Diese zu buchen, kann von jedem beliebigen Ort geschehen, denn das Buchungssystem läuft browserbasiert. Das heißt, der Gast loggt sich in die vom Hotel verwendete Buchungssoftware, worüber sich in einfachen Schritten das gewünschte Zimmer wählen und buchen lässt. Die Reservierungsbestätigung erfolgt auf das Smartphone. Die dabei generierte Buchungsnummer wird benötigt, um am hoteleigenen, automatisierten Terminal-Check-in die Zugangskarte zu ordern. Der Vorteil dieses Systems liegt vor allem darin, dass es keiner kostspieligen Hardware bedarf, eine Buchung nahezu „just-in-time“ durchführbar ist, lange Wartezeiten am Empfang erspart bleiben und zugleich der Rezeptionist entlastet, in manchen Fällen sogar ersetzt wird. Für diese Möglichkeit sorgte die Lockerung der Hotel-Meldepflicht im Jahr 2015 und die Novellierung am 1. Januar 2020. Darin wurde nun der Weg geebnet, den Meldeschein in Papierform durch den digitalen Meldeschein abzulösen. Ein Ausdrucken und physisches Archivieren wird somit obsolet. Die Unterschrift erfolgt digital, ähnlich, wie man es beim Paketboten kennt.

Mit der Herausgabe der auf RFID-Identifizierung basierenden Hotelkarte am Terminal erhält der Gast Zugang zur Garage und zum Zimmer. Die Berechtigung für das Hotel-Entree geschieht mittels Codierung, die Bestandteil der Reservierungsbestätigung ist. Die Hotelkarte dient gleichzeitig als Operator, um etwa kostenpflichtige Serviceleistung wie Waren aus dem Express-Kiosk oder den Kofferdepot-Raum in Anspruch zu nehmen. Darüber hinaus ist sie Speichermedium für das individuell einzustellende Belüftungs- und Heizungssystem auf den Zimmern. Beim Betreten werden dem Gast seine zuletzt eingestellten Funktionen exakt wieder aufgerufen. Beläuft sich die Abwesenheit oder der Zimmerleerstand länger als 24 Stunden, schaltet das System auf ‚Reset‘, um Strom- und Heizkosten zu sparen. Der autarke rote Faden zieht sich von der digitalen Gästemappe, die mit allerlei Informationen zur Stadt aufwartet wie beispielsweise Sehenswürdigkeiten, aktuell laufende Veranstaltungen und wie man dorthin gelangt, bis zum Smart TV, Streamingdienste oder automatisch verstellbaren Betten. Letzteres bietet gleichfalls dem Housekeeping beim Bettenmachen ergonomische Unterstützung. Das Prozedere des Check-outs halten die Betreiber ebenfalls äußerst simpel, denn der klassische Vorgang entfällt. Die Hotelkarte muss bis 12 Uhr des Abreisetages in die dafür vorgesehenen Key-Boxen entsorgt werden. Nach definierter Abreisezeit verliert die Karte ihre Funktionsfähigkeit. Die Abrechnung geht dem Gast wenige Tage nach dessen Aufenthalt per E-Mail zu.

(Erschienen in CUBE 02|20)

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